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質量第一 兼顧效率

——談國家重點檔案文件級目錄著錄項目的保質與增效

作者:方 彥

來源:中國檔案報

2018-08-24 星期五

????當前,全國各地檔案部門都在不斷提高國家重點檔案項目的質量和進度。結合自身工作,筆者認為,國家重點檔案文件級目錄著錄存在著知識性強、難度大的“難點”,以及從事這項工作人員綜合素質要求較高、專業儲備人才較少的“痛點”。這二者嚴重制約并影響著項目的總體推進和實施,造成項目質量得不到保證、效率也不盡如人意。

????眾所周知,檔案目錄著錄工作是一項知識性、專業性很強的工作,而以民國檔案為主的歷史檔案著錄工作因形質的典型性,使得著錄的難度與要求更高。通過梳理發現,主要有4個方面的典型特征:一是以手寫體為主,有相當量的檔案書寫不規范,繁體字、異體字、行書、草書相互交織在一起,辨識度低;二是用語習慣、行文風格與現行公文不同,豎寫文字且文內幾乎無標點符號,大部分內容屬于文言文或半文半白,閱讀與理解困難較大;三是涉及的公文文種類別、公文知識、歷史實踐、引經據典等繁多,著錄人員需要博聞強識;四是部分文字模糊不清或內容殘缺不全,著錄時需參考相關案卷文檔資料,著錄人員要具備一定的編研能力。鑒于上述著錄特性,加之每期國家重點檔案文件級目錄著錄項目均有周期限制,因而要在規定時間內保質高效地完成著錄任務實屬不易。

????檔案目錄采集工作關鍵在人。目前,熟悉掌握民國檔案文件級著錄標準且能安心從事著錄的人員嚴重不足。剖析人員問題,主要表現在兩方面:目錄加工方為降低生產成本,招聘的員工素質相對有限,培訓不到位就倉促上崗,導致部分員工還沒有完全熟悉著錄流程和規則,就出現不愿意干、干不長、干得不專心等現象,造成培訓一批、離職一批,甚至進入“一邊在培訓,一邊辦離職”的惡性循環;另一方面,檔案館自身熟悉民國檔案文件級著錄的人員偏少,尤其是市、縣一級的檔案館,幾乎無法對目錄加工方的目錄著錄工作進行規范指導,以至于目錄著錄質量很差,甚至完全詞不達意。加之,檔案部門人力嚴重不足,無法對目錄數據進行大批量的校核,驗收不及時、抽檢片面等問題嚴重影響了目錄質量。

“保質”的途徑

????沒有高質量的文件級目錄數據,就無法為檔案查閱、編研和信息資源開發提供完整、準確的信息源,檔案的利用效果就會大打折扣。因此,針對國家重點檔案文件級目錄著錄的質量管理要把流程設計、人員管理、技術管控、制度建設等有機結合起來,統籌到質量管理綜合體系中來,環環相扣,確保目錄質量。

????只有科學地設計工作流程,才能保障各項工作環環相扣,最終生產出高質量的文件級目錄數據。根據實踐,民國檔案文件級目錄著錄工作流程大致可設置為調研摸底、制定方案、業務培訓、目錄著錄、目錄質檢、總質檢、數據抽檢、成品移交等步驟。調研摸底,即摸清檔案內容類型和著錄重點、難點,為制定目錄著錄方案和開展針對性業務培訓奠定基礎。數據生產采取的是目錄著錄加工方進行一次著錄、兩次全檢(目錄質檢與總質檢),再由檔案館進行抽檢(可根據需要確定抽檢比例,建議抽檢比例一般為5%至10%)。質量合格即為成品數據,移交保存,否則退回重新著錄、質檢。近年來,福建省檔案館在組織開展此項業務時引入監理機制,增設監理把控質量關這一程序,由監理公司在檔案館抽檢前先行對數據進行100%質檢,再交由檔案館抽檢,較好地保證了著錄質量。

????由于民國檔案文件級目錄著錄的特性,對著錄人員提出了較高的要求,不僅有學歷、專業、文字能力等方面的先決條件,更有對不斷提升業務水平的明確要求。而著錄人員業務水平的達標和提升首先來自有針對性并逐步深入的培訓。一般說來,業務培訓分為開項培訓和日常培訓。開項培訓是項目開始時的集中培訓,主要內容是著錄細則和檔案涉及的文史知識,如機構變遷歷程、重要人物事件、文種類型、常見用語、關鍵詞、民國公文特征及重點信息提取方法、目錄擬寫要求與技巧等。日常培訓不講究固定形式,隨需要進行培訓,主要針對著錄過程中發現的新問題和質檢反饋情況開展即時培訓,涉及著錄細則的完善、歷史知識的補充、疑難檔案著錄的指導等。同時,業務培訓一般要與考核緊密結合,并制定達標值,以檢測培訓的效果,著錄細則與必備民國公文知識的考核須達標,否則質量就無法得到保障。

????檔案目錄著錄工作中,再嚴謹的人員也無法避免疏漏型錯誤,而依靠軟件糾錯即可避免一些人工產生的疏漏性錯誤。目前,已有一些從事檔案數字化服務的企業研發了民國檔案文件級目錄著錄系統軟件,具備一定的質量管控功能。例如,著錄人員可發揮軟件資料庫功能,直接點擊選取資料庫中常用責任者、收文者、文種、關鍵詞等,然后軟件自動生成到題名中,減少人工錄入時間,可大大提升工作效率,同時能減少錯別字,提升質量。又如,著錄項不完整,缺少收文者、文種等,或時間項出現不合邏輯的錯誤時,軟件會自動報錯,提醒著錄人員進行修正。著錄過程中,將某些固定類型的錯誤進行梳理總結,通過技術手段進行管控,可大大提升目錄著錄的質量。

????目錄著錄過程中,質檢工作要實時予以跟進,發現問題及時反饋。反饋周期越短越好,以便及時糾偏,避免錯情重復泛濫。質檢環節發現的錯誤,要進行分類總結,區分不同類型的錯誤,進而采取不同的解決辦法。如,文史知識缺失造成的錯誤,要及時進行知識培訓;內容理解造成的錯誤,要安排此類檔案閱讀與理解專項培訓。同時,針對疏漏型錯誤,及時通過優化升級軟件功能予以規避,確保同樣錯誤不再出現。總之,質檢反饋的錯情要分析、總結到位,分類處理與解決,避免再犯,從而提高質量。

????檔案館可要求目錄加工方通過績效手段管控好著錄的質量,質量越好,績效工資越高。首先,績效工資級別要對應錯誤率級別,錯誤率越低,績效工資越高。其次,績效工資級別要對應崗位,質檢崗位績效工資要高于前端著錄崗位,樹立人員向優秀崗位看齊的意識。同時,要執行錯誤溯源制。檔案館或監理方在抽檢過程中一旦發現錯情時,應追溯到相關人員,確保質量在項目全過程中得到實時控制,并納入總檢和質檢的績效目標中,層層相扣,環環壓緊,防止工作懈怠。

????質檢崗是把關崗,其人員選配直接關系著著錄質量的好壞。筆者在實踐操作過程中發現,質檢崗位人員選拔要著重考慮3個方面,即態度嚴謹認真、業務水平突出、善于發現問題。這三者相輔相成,又缺一不可。在安排質檢人員工作時,可相對固定被質檢對象,即每名質檢人員定向負責幾位前端著錄人員,長期固定質檢其所著錄的數據,以便對其易錯點了如指掌,明確質檢方向,做到有針對性的質檢,最大限度地減少錯誤。同時,質檢人員要不斷進行優化,將不適合做質檢的人員及時調崗,并不斷選拔更合適的人員,確保目錄總體質量不降低。

“增效”的策略

????要在堅持“質量第一”的前提下,加強管理,高效工作,確保項目實施進度。經過實踐,筆者就如何增效提出以下4步策略。

????一是要深入調研摸底,打好有準備之仗。國家重點檔案文件級目錄,尤其是民國檔案文件級目錄著錄一定要在前期進行充分細致的調研摸底,對涉及的業務知識、著錄的重點難點等要了如指掌,方能制定科學高效的生產計劃與策略,才能在著錄過程中得心應手地處理隨時遇到的問題,從而不影響項目進度。在以往的檔案著錄過程中,由于缺乏調研或對檔案調研不夠細致,導致各種問題層出不窮,嚴重影響工作效率。因此,做好摸底調研,在前端把問題解決好是保證或提高著錄效率的首要環節。

????二是要做好統籌規劃,不做無用之功。在進行大量民國目錄著錄項目時,要根據《民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法》制定更為細致的實施細則,統一著錄思想,增加實操性,以便在著錄全過程中有章可循,以免做無用之功。結合項目周期和總體工作量,科學地制定工作計劃,做好項目的統籌安排。如果項目任務重、周期短,著錄最好選擇內容相對較為單一的大全宗檔案。大全宗檔案會減少著錄人員因頻繁更換熟悉內容的時間。對內容越熟悉,著錄人員的工作效率就會越高,質量就會越有保障。尤其是在項目初期,著錄大全宗不僅適合集中人員搞“殲滅戰”,還可以培訓新員工,讓其較快地適應工作內容和節奏,樹立“啃硬骨頭”的信心。小全宗的數據,一般選擇專業素養較強、熟悉業務的人員進行“專人包干”,不宜“大部隊作戰”,方可保質保量。

????三是要組織梳理分類,以不變應萬變。根據前期檔案調研摸底的情況,把主題內容相同、相近的檔案劃分清楚,進行適當的歸類,以不變應萬變,要求熟悉業務的人員制定統一的“著錄模板”,安排專人或專門的小組負責該類型目錄的著錄工作。對檔案的掌控更為精準和熟練,不但可以提高著錄效率,而且能保證質量。如,各機構請領或報銷經費類型的檔案,就可制定統一的著錄模板——“責任者+為請領或報銷+時間+某項經費給某收文者+文種(呈、稟、函等)”。這樣分類著錄、統一語言表達規范,便于著錄人員操作。據測算,采用這種方法可以使工作效率至少提高兩倍以上,著錄的目錄數據整齊劃一、形美質優。

????四是要明確激勵措施,變壓力為動力。要做好效率管理,就要有詳盡的激勵措施。首先要安排好生產計劃,明確項目每天、每周、每月的任務指標,并且把指標量化分配到人,對每人每天都有最低工作量的限制。把著錄的條數以及準確度的要求,嚴格地納入激勵績效,讓每位著錄人員都有緊迫感和壓力感,減少工作惰性,以便在保質的前提下提高產出。對效率低于平均值的員工需設置特別的激勵措施和績效目標,并以“以老帶新”的形式開展培訓指導,通過傳幫帶的方式,實時解決問題。在制定激勵績效措施的時候,尤其要注意區別對待,一般來說,“兵王”與“教授”要有區分,“長工”與“短工”要有區別,“新員工”與“老員工”要有不同。總之,激勵績效機制越為細化、越為合理,員工動力越強,產量也就越高。

????國家重點檔案文件級目錄著錄工作要始終本著“質量第一、兼顧效率”的原則有序推進。無論采用何種方法與手段,只要起到作用、達到目的,便是好的管理方式。為此,我們要在工作中勇于探索、不斷實踐,不忘初心、牢記使命,立足本職、銳意進取,在更高起點上續寫檔案工作新篇章,確保國家重點檔案文件級目錄著錄項目順利完成。

????原載于《中國檔案報》2018年8月23日 總第3262期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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